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第 6 节 要事优先 三个方法帮你确定事情轻重缓急（第1页）

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在上一节课「如何分配自己的时间」中，我们留下了这样一个疑问：我们怎么才能知道，自己的工作当中，哪些事情才是那20%的关键事务呢？对于这个问题，在管理学上，目前有几种比较成熟，且相辅相成的工具和方法来判定。今天我们就来介绍三个时间管理的工具和方法帮你确定20%的关键事务，它们分别是：四象限法，ABC等级法，三只青蛙法。

接下来我们先来讲第一种方法：四象限法。

大家问自己这样一个问题：自己一天的工作当中，哪一部分是自己需要优先处理的呢？那些领导特别交代过的事情，需不需要优先处理？当然需要。那些特别重要的事情要不要优先处理？当然也需要。那些最紧急且最重要的事情，是不是更应该优先处理？答案当然也是肯定的。

这时候我们就可以得出一个简单的结论：在我们的工作当中，我们应该优先处理紧急且重要的事务。这时候，四象限法，就可以派上用场了。所谓的四象限法，指的是通过绘制象限，将所有的日常工作进行分类，以达到时间管理目的的方法。

那怎么去使用这种方法呢？你可以首先在纸上绘制一个象限：象限的X轴从左到右，代表着事务的重要程度，象限的Y轴，从下到上，代表着事务的紧急程度。

这样我们就可以根据这个象限，把所有的日常事务，划分为四大模块：右上角的第一象限，是重要且紧急的事务；左上角的第二象限，是紧急但不重要的事务；左下角的第三象限，是不重要且不紧急的事务；右下角的第四象限，则是重要但不紧急的事务。

接下来，我们就得开始把我们最近这段时间的工作，分别分类并填充到四个象限当中。

假如你现在做的是行政工作，现在恰好是月初，你正在规划接下来这个月都有哪些事情需要做。这时候，可能有四件事摆在你面前：

第一件，月底将要开一次年中的总结大会，到时候你要参加，并且撰写会议纪要；

第二件事是，领导最近正在谈一项重要的合作，你必须在三日之内撰写一份计划书；

第三件事是，公司的一位客户上次来公司的时候，落下了一个公文包，领导要求你这两天把公文包送到对方手上；

第四件事是，领导让你在月底找时间去参加一项仪式性的活动，人只要到场就行。

好，我们先来看第一件事：月底将要开一次年中的总结大会，到时候你要参加，并且撰写会议纪要。这件事重要吗？对绝大多数企业或单位来说，年中的总结大会和年底的总结大会都很重要，作为公司的行政文秘，你必须参加，而且要亲自撰写会议纪要。但是，这个会议在月底才举办，现在才月初，你的职责就是写会议纪要，你不需要做太多准备工作，所以，这件事虽然很重要，却不紧急。因此，我们可以把它划分到第四象限——重要但不紧急的事务当中。

再来看第二件事：领导最近正在谈一项重要的合作，你必须在三日之内撰写一份计划书。这里面有几个关键点：首先，这是一个「重要的合作」，领导非常关切；其次是，你必须在三日之类，撰写好计划书。第一个关键点，体现了这件事的重要性，第二个关键点，则体现了这件事的迫切性——你只有三天的时间去写这份计划书。所以，这件事务，我们就可以划分到第一象限——重要且紧急的事务当中。

第三件事是，公司的一位客户上次来公司的时候，落下了一个公文包，领导要求你这两天把公文包送到对方手上。给客户送公文包，一般都属于不太重要的事情，你只要找个时间，安全地把东西送到客户手上就行了。但是，领导现在说了，你必须在最近这两天就把东西送过去，所以，这件事虽然并不重要，可是却有点紧急。因此呢，我们可以把它划分到第二象限——紧急且不重要的事务当中。

最后一件事是，领导让你在月底找时间去参加一项仪式性的活动，人只要到场就行。这里已经说了，紧急是仪式性的活动，人到场就行，不需要做其他方面的准备。而且活动安排在月底，所以也不需要那么着急。因此，这件事就属于第三象限——不重要且不紧急的事务。

当然，我们一个月的工作，甚至是一天的工作，肯定不只是这四件，但是我们都可以通过这种方式，把不同的事项，按照刚才的逻辑，划分到不同的象限。

你看，经过刚才这样划分，我们可以一目了然地知道哪些事既紧急又重要，哪些事重要但不紧急；哪些事情紧急却不重要，哪些事情既不重要又不紧急。

好，讲完四象限法，我们接下来说说ABC分类法。

ABC分类法，也被称为主次因素分析法，它指的是，根据事项的轻重缓急，进行分类排队，分清重点和一般，从而有区别地确定管理和应对方式的一种分析方法。一般情况下，我们会把所有的事项，划分为A、B、C三个等级，不同的等级，采取不同的应对方式。

根据刚才的四象限法，我们已经把所有的事项划分为了四个部分，在这四个部分当中，最重要且最紧急的事项，显然可以归为A类。对待A类事项，我们的应对方式是：毫不迟疑，集中80%的时间和精力，立即行动，优先处理。

而那些重要但不紧急的事项，我们可以把它划分为B类。对于这些事项，我们的应对态度是，制定可行的期限，并且在这一期限内，合理地安排时间，做好准备。

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